El término “VERI*FACTU” ya es conocido por la gran mayoría de autónomos y empresas y va referido coloquialmente al Reglamento que establece los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF).
Su finalidad es dificultar, evitar y detectar que pueda cometerse un fraude durante el proceso de facturación.
También describe el nombre de uno de los dos tipos de SIF recogidos en el Reglamento que se podrán usar para cumplir con la norma: sistemas de emisión de facturas verificables o VERI*FACTU.
¿Qué diferencias existen con los sistemas NO VERI*FACTU?
Sistemas VERI*FACTU
La principal diferencia estriba en que los SIF VERI*FACTU remiten a la Agencia Tributaria los registros de las facturas expedidas por el SIF. Se lleva a cabo en línea, mediante una conexión a Internet contínua, segura, correcta, íntegra, automática, consecutiva, instantánea y fehaciente.
Al enviarse la información de forma instantánea – en línea -, no es necesario implementar otras medidas de seguridad más complicadas y costosas. Así,
- No es obligatoria la firma
- No es obligatorio el registro de eventos
- La conservación se asegura (AEAT)
De esta forma, se exime a los usuarios de responsabilidades por estas cuestiones.
Sistemas NO VERI*FACTU
Por el contrario, los sistemas que emiten facturas no verificables – NO VERI*FACTU -, no remiten a la AEAT dichos registros de facturación, sino que los almacenan, como hasta ahora sucede.
Por ello, se obligan a adoptar las medidas necesarias para garantizar la:
- Integridad: que los registros de facturación, una vez generados y registrados, no puedan ser alterados sin que el sistema lo detecte y avise
- Conservación: durante el plazo de 4 años, deben poder descargarse, volcarse, archivarse de forma segura y exportarse
- Accesibilidad: los SIF deben permitir el acceso a los registros de forma rápida y fácil
- Legibilidad: de fácil comprensión y lectura
- Trazabilidad: los registros deben estar encadenados y fechados, pudiendo comprobar su rastro siguiendo su secuencia de creación desde el primero al último.
- Inalterabilidad: los registros no pueden ocultarse, eliminarse, modificarse total o parcialmente, o adicionarse otros registros simulados o falsos.
Todo ello mientras no prescriba fiscalmente.
¿Cuáles son las medidas de seguridad y control que deben incorporar?
Las medidas de seguridad y control que deben incorporar estos SIF (a diferencia de los SIF NO VERI*FACTU), más importantes son:
- el registro de eventos: debe detectar y recoger automáticamente, en el momento en que se producen, operaciones realizadas con él (ej: inicio y fin), o sucesos ocurridos durante su uso, guardando esos datos, que podrán ser consultados desde el SIF.
- la firma electrónica de los registros de facturación y evento
- permitir la exportación de los registros de facturación y de eventos
- permitir la comprobación de ciertos requisitos de los registros de facturación (huella, firma, encadenamiento)
- gestionar alarmas
Todo ello con la responsabilidad que conlleva no solo para el fabricante, sino también para el usuario.
Como vemos, en caso de estar obligado por esta normativa, puede optarse por un sistema VERI*FACTU o NO VERI*FACTU.
A la hora de tomar la decisión, tengamos en cuenta las siguientes observaciones:
- Calidad fiscal y transparencia. La transmisión inmediata de los registros de facturación a la AEAT denota “calidad fiscal” y prestigio, al verificarse la voluntad de transparencia del emisor de la factura.
En caso contrario, quizá pudieran suscitarse dudas al respecto entre los destinatarios de las mismas y terceros … - Exposición a sanciones. La exigencia de requisitos es bastante inferior en el sistema NO VERI*FACTU, como hemos visto. Ello conlleva a una rebaja considerable de la posibilidad de incumplimiento de los mismos y, en consecuencia, a menor exposición a sanciones.
Recordemos que las infracciones serán consideradas graves y pueden llegar hasta los 50.000 € por cada ejercicio para los usuarios de los programas informáticos que no se ajusten a la normativa. - Servicios de valor añadido: el sistema VERI*FACTU ofrece algunos servicios de valor añadido, tales como cotejo, descarga de registros …
- Requerimientos de Hacienda: al disponer la AEAT de la información sobre la facturación, las posibilidades de recibir un requerimiento del fisco se reducen considerablemente.
En una charla celebrada recientemente sobre este tema, en la que ha participado la AEAT, su portavoz, de forma indubitada, ha afirmado que se llevarán a cabo muchos más requerimientos de información a los empresarios que no remitan las facturas. - Relaciones con terceros: en caso de un sistema VERI*FACTU existe una mayor eficiencia en los procesos de facturación en relación con los terceros.
- Verificación personal por Hacienda (art. 14 Reglamento): Recordemos que Hacienda podrá personarse en el lugar donde se utilice el SIF y exigir el acceso completo e inmediato a los registros de facturación y de eventos. Asimismo, podrá exigir su descarga, volcado o copiado y consulta. Para ello podrá obtener el código de usuario, contraseña y cualquier otra clave de seguridad que sea necesaria.
Obviamente, si se ha optado por un sistema NO VERI*FACTU, al disponer el Fisco de esta información, no es necesaria su visita a la empresa para obtenerla … y esta se evita la presencia de Hacienda en sus instalaciones y accediendo a sus ordenadores.
Para finalizar, no debemos olvidar que, según ha manifestado la AEAT a través de sus portavoces en esta cuestión, la intención del Fisco es que en un futuro sea obligatorio remitir sí o sí las facturas a la Administración con un sistema tipo VERI*FACTU.
En este sentido, recordemos que ya existe este deber desde hace algún tiempo con el Suministro Inmediato de Información (SII) o el TicketBAI, lo que nos lleva a pensar que ese futuro es cada vez más inmediato…
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