La normativa VERI*FACTU establece que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben contener un registro de eventos.
Cuando hablamos de normativa VERI*FACTU nos estamos refiriendo, esencialmente, al Reglamento 1007/2023 y la Orden que lo desarrolla, que diferencia entre dos sistemas de facturación: VERI*FACTU y NO VERI*FACTU.
Anteriormente en nuestro Blog ya expusimos las características de cada uno de ellos y las diferencias entre ambos.
Y ahora vamos a centrarnos en conocer el registro de eventos.
¿Qué es el registro de eventos?
El registro de eventos es un sistema de detección y recogida automática, en el mismo instante en que se producen, de interacciones con el SIF, operaciones realizadas con él o sucesos producidos durante su utilización. Todo ello se guarda en el sistema informático y tiene que poder consultarse desde el mismo.
Es importante destacar que solo es obligatorio para los SIF que NO sean VERI*FACTU. Los SIF VERI*FACTU no es necesario que lo tengan.
¿Por qué solo es obligatorio para los SIF NO VERI*FACTU?
Solo es obligatorio para los SIF no VERI*FACTU porque, a diferencia de los VERI*FACTU, no envían los registros de facturación generados de forma inmediata a la AEAT, sino que los almacenan en el sistema.
Recordemos que la normativa (además de la mencionada al principio, también la Ley 11/2021, Antifraude y la Ley General Tributaria (art. 29.2.j)) exige que los SIF garanticen la integridad, legibilidad, inalterabilidad, conservación y trazabilidad de los registros de facturación, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación.
Anteriormente, en nuestro Blog, ya comentamos con detalle algunas de estas exigencias, concretamente de la conservación y la trazabilidad] .
Todos estos requisitos se consideran cumplidos al remitirse a la AEAT los registros de facturación producidos (SIF VERI*FACTU).
Pero no se puede decir lo mismo de los registros de facturación que quedan almacenados en el sistema y no se envían, como sucede si se factura con un SIF NO VERI*FACTU. En estos supuestos la Administración considera que debe adoptarse una medida adicional de seguridad y control: el registro de eventos.
Siguiendo ese criterio, el SIF NO VERI*FACTU debe grabar, de manera que no se puedan alterar, las circunstancias que se considera que pueden contribuir a saber si ha habido alguna anomalía o alteración relacionada con la integridad, legibilidad, inalterabilidad, conservación y trazabilidad.
Y, ¿cuáles son esas circunstancias? O, dicho de otra forma,
¿Qué registros de evento hay?
Los registros de evento que podemos encontrar son, como mínimo, los siguientes:
- Inicio del funcionamiento del SIF como «NO VERI*FACTU».
- Fin del funcionamiento del SIF como «NO VERI*FACTU».
- Lanzamiento del proceso de detección de anomalías en los registros de facturación.
- Detección de anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de facturación.
- Lanzamiento del proceso de detección de anomalías en los registros de evento.
- Detección de anomalías en la integridad, inalterabilidad y trazabilidad de registros de evento.
- Restauración de copia de seguridad, cuando esta se gestione desde el propio SIF.
- Exportación de registros de facturación generados en un periodo.
- Exportación de registros de evento generados en un periodo.
Además de los anteriores:
- Registro resumen de eventos: es obligatorio y recoge la síntesis de los eventos producidos en un determinado periodo de tiempo, que puede ser desde que se generó el anterior resumen o desde que empezó a funcionar el SIF (si no se ha registrado aún ningún resumen).
Para máximo control, este resumen se grabará cada 6 horas en las que el SIF haya estado operativo y disponible para el uso y también antes de apagarse.
- Otros opcionales que el fabricante del SIF estime oportunos a tal efecto.
Importante recordar que, al igual que los registros de facturación, los registros de evento, deben generarse garantizando la integridad, inalterabilidad, accesibilidad, legibilidad, conservación y trazabilidad y firmarse electrónicamente.
Y no deben enviarse a la AEAT, salvo que esta nos los requiera.
Y, ¿qué sucede si facturan varios obligados tributarios con el mismo SIF?
Si varios obligados tributarios facturan con un mismo SIF, es necesario que haya un registro de eventos para cada uno de ellos; no es admisible un único registro común de eventos en ese SIF.
Es lo lógico si lo que lo que se pretende es el mayor control y seguridad posibles.
Para finalizar, hemos de saber que, por lo que respecta a quién es el responsable de conservar los registros de evento y por cuánto tiempo, se sigue el mismo criterio que para los registros de facturación, por lo que nos remitimos a lo ya expuesto sobre estos anteriormente en nuestro Blog.
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