La nueva normativa aprobada sobre los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), principalmente el Reglamento 1007/2023 y la Orden que lo desarrolla, está generando dudas y cierta incertidumbre acerca de su aplicabilidad.
Una de ellas es qué SIF deben adaptarse a la legislación. Y la respuesta es, a priori, sencilla: solo los programas informáticos que los sujetos obligados usen para expedir facturas, incluyendo las simplificadas.
Por lo tanto, no se aplicará a los SIF que se utilicen para emitir otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestaciones de servicios.
Y, ¿quiénes son los sujetos obligados?
La normativa obliga a dos tipos de colectivos:
1) Los productores y comercializadores de SIF con relación a sus actividades de producción y comercialización de programas usados por los obligados a ello, que son:
2) Los empresarios y profesionales (personas físicas y jurídicas) establecidos en España que están obligados a expedir facturas, siempre que cumplan cuatro condiciones:
- Que no facturen solo de forma manual, o sea, sin utilizar ningún SIF.
- Que no estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII). En este caso, deberán usar un programa informático que cumpla con los requisitos fijados para el SII.
- Que no tengan el domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o Foral de Navarra y realicen actividades económicas en estos territorios, estando, por tanto, sujetos a la normativa foral.
Están sujetos al Reglamento 1007/2023 y la Orden los radicados en Canarias, Ceuta o Melilla. Las referencias al IVA deben considerarse hechas al IGIG e IPSI, respectivamente.
- Que no tengan una resolución vigente que les exima de cumplir con esta normativa (art. 5 Reglamento).
Si no estoy obligado a emitir facturas, ¿me afecta en algo la nueva normativa?
La respuesta es clara: No, si no se expiden facturas o se confeccionan manualmente, sin usar para ello ningún SIF.
En el caso de que se emita una factura y se utilice un SIF, SÍ es de aplicación la nueva normativa (siempre que no esté acogido al SII, no resida en territorio histórico o no le exima una resolución vigente, según lo expuesto anteriormente … ).
¿Y si estoy obligado a emitir facturas pero las hago manualmente?
Si estoy obligado a emitir facturas pero las confecciono a mano, por talonarios o escribiendo sobre ellos a mano o a máquina, no me afectaría la nueva normativa porque no utilizo ningún Sistema Informático de Facturación (SIF) para hacerlas.
La Dirección General de Tributos, en su Consulta Vinculante V0175-25, de 14 de febrero de 2025 ha abordado este tema.
La consultante desarrolla aplicaciones informáticas de facturación para empresarios y profesionales titulares de oficinas de farmacia, quienes tributan en el régimen de recargo de equivalencia y son contribuyentes del IRPF.
Plantea si los titulares de farmacias están obligados a expedir facturas y si les afecta la normativa VERI*FACTU, debiendo utilizar SIF adaptados a la misma.
El Centro Directivo afirma que los empresarios o profesionales acogidos al régimen especial de recargo de equivalencia no están obligados, en general, a emitir facturas por las operaciones realizadas acogidas a este régimen, sin perjuicio de que deban expedir factura por esas operaciones, en las que repercutirá el IVA al destinatario de la operación, entre otros casos:
- Cuando el destinatario sea empresario o profesional, o
- Cuando así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho tributario sin perjuicio de que no deba realizar liquidación ni pago a Hacienda de las cuotas repercutidas por esas operaciones.
Por otro lado, la Dirección General manifiesta que la normativa VERI*FACTU y las obligaciones sobre los SIF, no serán aplicables a las operaciones realizadas por los farmacéuticos en recargo de equivalencia que no exijan expedir factura.
Por el contrario, para las operaciones acogidas a dicho régimen en las que sí exista el deber de emitir factura, la normativa VERI*FACTU sí será aplicable a los SIF usados para su expedición.
Para finalizar, la Dirección General de Tributos confirma que si los clientes de la consultante (farmacéuticos) no utilizaran ningún SIF para emitir sus facturas y las elaboraran manualmente en papel y bolígrafo, no estarían obligados por la normativa VERI*FACTU.
¿Qué sucede si utilizo hojas de cálculo o procesadores?
Si se está obligado a expedir facturas y para ello se usan hojas de cálculo o procesadores, hay que conocer bien cómo funciona el concreto sistema de que se trate, ya que ambos tienen determinadas utilidades de conservación y procesamiento de datos que los convertiría en SIF.
Así, un procesador de textos que únicamente se usa para introducir e incluso almacenar las facturas emitidas para imprimirlas, NO es un SIF, sino que se considera facturación manual.
Sin embargo, SÍ que se considera que se está usando un SIF en caso de reutilizar esos datos dentro del propio procesador con las funcionalidades de cálculo y/o programación (macros) que permitan, o exportándolos o comunicándolos a otros programas informáticos para obtener con ellos otros productos derivados. En consecuencia, estaría obligado por la nueva normativa.
En estos términos ha pronunciado recientemente la Dirección General de Tributos en varias resoluciones:
1. Consulta Vinculante C2653-24, de 27 de diciembre de 2024.
En la Consulta Vinculante C2653-24, de 27 de diciembre de 2024,Se plantea por la consultante que, en el ejercicio de su actividad, expide un escaso número de facturas al mes y las confecciona mediante una hoja de cálculo que remite a sus clientes. Duda si le es aplicable por ello la normativa VERI*FACTU (Reglamento 1007/2023 y la Orden que lo desarrolla).
El Centro Directivo le aclara que si no utilizara ningún SIF para emitir sus facturas porque lo hiciera manualmente, no estaría obligada por la normativa VERI*FACTU.
Sin embargo, si usa hojas de cálculo o procesadores no puede llegar a la misma conclusión, ya que esas hojas de cálculo podrían constituir utilidades de procesamiento de datos y conservación, que pueden implicar su consideración como SIF.
2. Consulta Vinculante 0073-25, de 3 de febrero.
En la Consulta Vinculante 0073-25, de 3 de febrero, la entidad emite facturas en PDF a través de procesadores de texto, hojas de cálculo o bases de datos. Y duda si dichas facturas cumplirían con la normativa VERI*FACTU.
La Dirección General de Tributos afirma que si la interesada no utilizara ningún SIF para emitir facturas y fueran manuscritas, no estaría obligada por la normativa VERI*FACTU.
Pero si usa bases de datos, procesadores u hojas de cálculo no cabe la misma conclusión, ya que éstas pueden tener utilidades de procesamiento de datos y conservación que puede conllevar su consideración como SIF.
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