VERI*FACTU. ¿Puedo corregir una factura errónea? ¿Y hacer facturas proforma y borradores?

La posibilidad de corregir una factura errónea o elaborar pre-facturas, proformas, borradores de facturas o facturas sin validez fiscal es una cuestión que debe tenerse clara al aplicar la normativa VERI*FACTU.

Al hablar de normativa VERI*FACTU, nos referimos a la ya conocidaLey 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal y su desarrollo mediante el Reglamento 1007/2023 y la Orden 1177/2024, cuyo contenido y aplicación están suscitando dudas en algunos aspectos.

El primero de ellos es qué sucede en el caso de que el emisor se equivoque al realizar una factura, si puede modificarla o no.

¿Se puede corregir una factura errónea tras la nueva normativa VERI*FACTU?

En el supuesto de una factura (registro de facturación) con errores, debemos tener claro que no se puede alterar, al haber sido ya emitido, y debe subsanarse a través de la generación de un nuevo registro de facturación. Tras ello, si el SIF es VERI*FACTU, se remitirá a la AEAT y, si no, se almacenará.

Debe haber inalterabilidad en un registro de facturación a partir del momento de generarlo (inmediatamente antes de expedir la factura).

Pero también puede suceder que, una vez ya generados los registros de facturación, no queramos corregirlos, sino eliminarlos.

¿Pueden borrarse registros de facturación ya generados?

Con relación a si pueden borrarse La respuesta es NO. La normativa es muy clara en este sentido: si un mecanismo o funcionalidad del SIF permite alterar, borrar o eliminar tanto los registros de facturación una vez generada la factura como el rastro de las operaciones, se está incumpliendo.

No olvidemos que se considera alteración de un registro de facturación, una vez generado y registrado por el SIF:

• su ocultación o eliminación
• la ocultación o modificación, total o parcial de sus datos
• la adición de registros de facturación, simulados o falsos, distintos a los originalmente generados y registrados

En definitiva, si se necesita corregir o anular algún dato obligatorio previamente registrado, se deberá generar al menos un registro de facturación adicional posterior, conservando inalterables tanto los datos originalmente registrados como también los corregidos.

A la luz de todo lo anterior, y con el fin de facilitar el proceso de facturación, podemos plantearnos si es admitido un sistema de pre-facturación o borrador antes de expedir y registrar una factura.

¿Se permite hacer facturas proforma?

La normativa no prohíbe la introducción y edición de datos, visualización previa… de facturas de forma temporal. Pero hasta que no se encuentren terminadas, no podrán ser expedidas con el código “QR” tributario.

Esa es la razón de que, ni los borradores de factura ni las facturas proforma, lleven ningún código “QR” tributario. La expedición de facturas (incluidas simplificadas) sin validez fiscal o proforma se permite siempre que se sustituyan por la oficial definitivamente emitida (*) y sea entregada al cliente.

(*) Factura definitivamente emitida: aquella a la que se ha incorporado el QR y generado el registro de facturación de alta, firmado o remitido a la Sede Electrónica de la Agencia Tributaria.

En este caso ya no se considera borrador y su alteración no está admitida, salvo que se lleve a cabo a través de nuevos registros de facturación, como señala el Reglamento.

Es importante tener en cuenta que la normativa VERI*FACTU tiene diferentes propósitos, pero el primero y principal es favorecer el cumplimiento fiscal y reducir el fraude. Pretende evitar la desaparición de registros generados por cualquier sistema.

Entonces, ¿es obligatorio conservar los datos de borradores de facturas y de las facturas proforma emitidas?

Con relación a la obligación o no de conservar los datos de albaranes, borradores de facturas, facturas proforma, prefacturas o facturas sin validez fiscal emitidas, hemos de advertir que no se encuentra regulado expresamente por el Reglamento 1007/2023 y ni por la Orden 1177/2024.

Sin embargo, hay que tener claro que SÍ es obligatoria por aplicación directa del art. 29.2.j) LGT la exigencia de conservación de los documentos preparatorios vinculados a la factura que se emita y también en defecto de esta, de forma que quede registrada la información en el sistema.

Así, cuando los albaranes, proformas, prefacturas o facturas sin validez fiscal se expidan, sus registros deberán conservarse de manera inalterable, a no ser que la alteración se lleve a cabo a través de un registro posterior, del que también deberá quedar constancia en el sistema.

¿Qué sucede con las facturas de prueba o para la formación o de test?

Con respecto a las facturas de prueba o para la formación o de test, debe tenerse claro que la normativa VERI*FACTU no admite que un SIF, ya sea VERI*FACTU o no, pueda “fabricar” facturas ficticias o que en realidad no lo son.

Por lo tanto, las facturas de prueba o de formación producidas por un SIF adaptado a la normativa VERI*FACTU, si se generan de forma real y no son meramente borradores o prefacturas no confirmadas, deben considerarse como si fueran facturas reales.

En consecuencia, si el usuario quiere probar un SIF, se deberá hacer con el certificado electrónico cualificado válido y admitido instalado (necesario para que sea un SIF legal).

Desde ese instante, el usuario puede ya puede expedir facturas con él, que serán absolutamente reales (con QR tributario y registros de facturación remitidos a la AEAT si se ha optado por su SIF VERI*FACTU).

¿Cómo proceder entonces?

Pues, al ser emitidas solo con el fin de hacer pruebas, sin que se hayan prestado servicios o entregado bienes, se deberá proceder a su inmediata anulación posterior.

O sea, el usuario siempre deberá anularlas, remitiéndose tras ello a la AEAT de forma automática el correspondiente registro de facturación de anulación (si es VERI*FACTU).

Con el fin de facilitar la organización de las facturas, el usuario puede identificar estas facturas con algún texto como “de pruebas”.

No olvidemos que el objetivo y fin de la normativa VERI*FACTU es que quede registrado todo lo que sucede en el SIF. Ello implica en este caso que, aun siendo una simple prueba, la conservación de los registros es obligatoria. Incluso con prefacturas, proformas, borradores de pruebas que no llegan a ser una factura completa.