La normativa VERI*FACTU señala que los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) deben garantizar la trazabilidad de los registros que se generen.
La normativa a la que nos estamos refiriendo es, principalmente, el Reglamento 1007/2023 y la Orden que lo desarrolla, que distingue entre dos sistemas de facturación: VERI*FACTU y NO VERI*FACTU.
Anteriormente, en nuestro Blog, ya tuvimos ocasión de comentar cada uno de ellos.
Y ahora vamos a exponer qué debe entenderse por “trazabilidad” y cómo garantizarla en los registros de facturación (RF).
¿Qué es la trazabilidad?
Cuando hablamos de trazabilidad hacemos referencia al deber que tiene un SIF, cuando genera los registros de facturación en las facturas emitidas, de que no exista ningún “salto” o “vacío”. O, en caso de que lo hubiera, se pueda detectar.
Esto se logra “encadenando” los RF generados por cada Sistema Informático de Facturación: se forma una cadena de RF y dentro de cada uno de ellos figuran no solo los datos propios de ese RF, sino también del inmediatamente anterior generados, por lo que se puede identificar.
¿Cuáles son esos datos?
Pues, esencialmente, son los siguientes:
- Determinación de la factura (NIF/CIF emisor, nº de serie y de factura, fecha de expedición) a la que se refiere el RF anterior y,
- Huella o hash del RF anterior
En caso de que se alterara esa cadena, como sucedería, por ejemplo, si se advirtieran fechas y horas ilógicas, podría ser detectado.
Así, la trazabilidad nos lleva a poder conocer si están todos los RF creados por el SIF y en el mismo orden secuencial en que se produjeron.
Es indiferente, a estos efectos, si el registro de facturación es de alta o de anulación. Irán en la única cadena existente por cada obligado tributario que gestione el SIF en el mismo orden secuencial en que hayan sido generados.
¿De qué registros se debe garantizar la trazabilidad?
Por lo que respecta a cuáles son los registros de los que debe garantizarse la trazabilidad, hemos de tener en cuenta el tipo de SIF que se utilice para facturar:
- SIF VERI*FACTU: debe garantizar la trazabilidad de los registros de facturación
- SIF NO VERI*FACTU: debe garantizar la trazabilidad de los registros de facturación y, además, de los registros de evento.
En caso de que el SIF incluya la facturación de varios sujetos, los registros de facturación se deben encadenar de forma independiente en cada SIF y para cada sujeto obligado.
¿Debe garantizar también el SIF la trazabilidad de los registros cuando salen de él?
Esta cuestión puede plantearse en el caso de que, tras generar los registros de facturación, se envíen a otros SIF distintos por motivos contables, gestión de almacén …
La respuesta es no. La trazabilidad se circunscribe únicamente al propio SIF y de cada obligado tributario (si gestiona la facturación de varios sujetos).
Por lo tanto, una vez que se ha realizado la trazabilidad de los registros de facturación, con:
- Fechado.
- Completo y correcto encadenamiento.
- Firma y conservación (SIF NO VERI*FACTU).
- Remisión a AEAT (SIF VERI*FACTU)
ya son rastreables y se ha cumplido con la obligación de garantizar la trazabilidad.
¿Cómo afecta la trazabilidad al cambio de ejercicio fiscal?
La trazabilidad no se ve afectada por el cambio de ejercicio fiscal y numeración de facturas. Esto significa que al finalizar el año, puede iniciarse el nuevo incluyendo el que corresponda en las facturas que se elaboren, sin que ello repercuta en nada a la trazabilidad.
Solo se requiere que el registro de facturación de la primera factura emitida en el nuevo año se encadene de forma correcta con el registro de facturación de la última factura expedida el año anterior, con independencia del número de factura o de serie que tengan.
¿Se exigen los mismos requisitos de trazabilidad en los SIF VERI*FACTU y NO VERI*FACTU?
Como hemos mencionado anteriormente, las exigencias no son las mismas si se utiliza para hacer facturas un SIF VERIF*FACTU o NO VERI*FACTU.
Hemos visto que ambos SIF tienen idéntica obligación de encadenar los registros de facturación (y, además, los NO VERI*FACTU los registros de evento). Pero ahí acaban los deberes de los sistemas VERIF*FACTU.
En cambio, los sistemas NO VERI*FACTU tienen más obligaciones, ya que, al no remitir los registros de facturación creados a la AEAT, deben reforzar más las medidas de control.
Así,
- Han de detectar errores en el encadenamiento de los registros de facturación y de evento que estén a su alcance, avisando de ello cuando se produzca y generando el correspondiente registro de evento.
- Sus usuarios son responsables de garantizar que la hora de fechado es correcta (margen máximo de error de un minuto).
¿Qué sucede si el SIF no cumple con el deber de trazabilidad?
Si el SIF no cumple con el deber de trazabilidad supondría la vulneración no solo de la normativa VERI*FACTU citada en párrafos anteriores, sino, en general, de la legislación antifraude.
En efecto, esta expresamente establece que los SIF deben garantizar la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros, sin interpolaciones, omisiones o alteraciones de las que no quede la debida anotación (art. 29.2 j) LGT).
La cuestión no es baladí, puesto que no debemos olvidar que se prevé un régimen sancionador específico y muy severo. Las infracciones serán consideradas graves y pueden llegar hasta los 150.000 € por cada ejercicio para los productores y comercializadores de los SIF incumplidores y a los 50.000 € por cada ejercicio para los usuarios de los programas informáticos que no se ajusten a la normativa.
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