Control de presencia; ¿cumplir o mejorar nuestra gestión?

¿Cómo con 79 euros es posible convertir un problema en una ventaja competitiva?

Desde 2019 las empresas tienen la obligación de implantar y cumplimentar los registros que controlan que sus trabajadores no realizan más horas que las de la jornada previamente establecida, y en caso de que no sea así se paguen y coticen las correspondientes horas extras.

La normativa, además de tratar de evitar que se produzca fraude en la contratación de trabajadores, (que, aunque realicen jornadas completas se contratan a tiempo parcial), persigue que afloren las horas extras que se realizan en la empresa con un doble objetivo:

1. Que se generen nuevos puestos de trabajo, ya que existe un límite de horas extras que pueden realizar los trabajadores (aunque estas sean remuneradas).
2. Controlar que esas horas extras sean cotizadas por el trabajador y la empresa a la Seguridad Social.

Toda esta normativa implica nuevas obligaciones para empresas y trabajadores que suponen un coste en medios y tiempo para todos, pequeños sí, pero que son un eslabón más de la cadena de normativas y requisitos exigidos a las empresas que atenazan a nuestras pymes, dificultando su desarrollo generación de riqueza.

En concreto, el control de la jornada laboral se presenta como uno de esos requisitos legales, bien porque los trabajadores anoten su jornada en hojas de registro de entradas y salidas (coste en tiempo), o bien porque se implanten lectores de chips, lectores de huella, etc conectados a sistemas informáticos que gestionan el control de presencia en la empresa suponiendo por tanto una inversión en hardware, software y formación. (Coste económico y en tiempo)

En la situación actual y como consecuencia de la pandemia no se produjo la actuación prevista por parte de la inspección de trabajo en el control del cumplimiento de estos registros, pero ¿alguien puede dudar que siendo una fuente de ingresos para el estado, que es difícilmente criticable puesto que ataca una situación de fraude, volverá a ser un tema de actualidad que supondrá otra carga más para la pequeña empresa?

Aquí es donde NCS Software ha desarrollado un conjunto de aplicaciones en la nube que permite a pymes y trabajadores, sin inversión ninguna y por un mínimo coste, cumplir con la normativa y gestionar fácil y cómodamente el registro de entradas y salidas del trabajo y, además, si así lo requiere la empresa, el control efectivo de los trabajadores.

Y ¿cómo es posible  conseguir este milagro? Utilizando una App instalada en el móvil del trabajador que registra la entrada y salida del mismo con la geolocalización del móvil que indica si el trabajador está realmente en el centro de trabajo o no.

Es decir, cada vez que se realiza un marcaje, la empresa podrá conocer si efectivamente se ha realizado el mismo, y donde se ha realizado. Por tanto, ya no es necesario un reloj, un lector de huella o un scanner conectado a un ordenador. Es más, no es necesario tener en el centro de trabajo ningún medio informático.

Veamos unos ejemplos de la ventaja que puede suponer esta forma de trabajo: un trabajador cuyo centro de trabajo está en una obra, un chofer en su camión, unos temporeros recogiendo fruta en una explotación agraria, un comercial al salir del último cliente visitado, los instaladores de aire que marcan al llegar al cliente o marcan la salida al llegar a su domicilio sin pasar por la empresa para finalizar la jornada de trabajo, etc.

La flexibilidad que aporta la aplicación en la nube combinada con la geolocalización permitirán una fácil implantación en la empresa que, al tener un registro informático con toda la información almacenada, incluida la gestión de las horas extras, permite ahorrar tiempo y al no tener que revisar, clasificar y archivar los papeles de los marcajes manuales para cumplir con la obligación de conservarlos durante cuatro años.

Además, con la colaboración de su asesor laboral, es posible gestionar la entrega y firma de nóminas, así como de otros documentos, que de forma remota se reciben y firman directamente en la App, evitando de esta manera las pérdidas de tiempo de los trabajadores al ir a la oficina para firmar las nóminas.

Pongamos el ejemplo de una empresa de 10 trabajadores que pasa de imprimir las nóminas, sellarlas y firmarlas por duplicado, avisar a los trabajadores, que deben pasar por administración con la consabida cola, pongamos 10 minutos por persona, eso 12 veces al año. Ahora, como alternativa, el asesor laboral envía la nómina a cada trabajador para que la visualice, descargue y firme digitalmente. Un pequeño cálculo (supongamos 11 euros de coste por hora trabajada para el salario mínimo incluida la seguridad social) 10 trabajadores x 0.17 horas x 11 euros x 12 meses = 225 euros al año y sin sumar las horas del personal administrativo.

¡Seguimos con los milagros!