Todo sobre la nueva ley de registro horario

Registro de jornada laboral digital: Todo lo que necesitas saber en 2025

Con la reciente aprobación en el Consejo de Ministros de la reducción de la jornada laboral en España de 40 a 37,5 horas semanales, todas las empresas estarán obligadas a registrar la jornada laboral de forma digital. Esta nueva normativa no solo busca adaptarse a los tiempos digitales, sino también garantizar un registro laboral fiable y transparente.

Aunque el registro de jornada laboral es obligatorio desde 2019, los requisitos han cambiado. Ahora se exige un control horario digital que garantice la autenticidad y trazabilidad de los datos. Esto supone un cambio importante en la forma en que las empresas gestionan las horas de trabajo de sus empleados.

¿Qué cambia con la nueva ley de registro horario?

Es importante recordar que esta normativa aún es un proyecto de ley, por lo que pueden surgir modificaciones. ¡Mantente al día para evitar sanciones!

El objetivo principal de esta ley es asegurar un registro horario confiable. ¿Cómo se logrará esto?

• Registro personal e inmediato: Los empleados deberán fichar al inicio y fin de su jornada, así como las pausas que afecten al cómputo de horas. Esto garantiza que el registro sea veraz y no manipulable.
• Autenticidad y trazabilidad: Cada registro debe identificar al trabajador de forma inequívoca y mostrar cualquier modificación realizada.
• Formato digital accesible: La información debe ser legible y compatible con los sistemas de la empresa y las autoridades. Esto facilita la documentación y la obtención de copias.
• Acceso inmediato y remoto: Tanto empleados como representantes legales y la Inspección de Trabajo deben poder acceder al registro en cualquier momento, ya sea de forma presencial o remota.
• Conservación de los registros: La empresa deberá guardar los registros y resúmenes durante cuatro años, lo que garantiza la trazabilidad y transparencia en caso de inspección.

Preguntas frecuentes sobre el registro de jornada laboral

1. ¿Es responsabilidad de la empresa si un empleado no utiliza la herramienta de registro?

Sí, la empresa es responsable de garantizar el cumplimiento del registro horario y puede ser sancionada si no lo hace.

2. ¿Se puede fichar en papel?

No. La nueva normativa, que se espera entre en vigor en 2025, obliga a utilizar un sistema digital, dejando atrás el registro en papel.

3. ¿Excel es válido para el registro horario?

No. Excel no garantiza un registro fiable y puede ser modificado fácilmente, lo que lo hace equivalente a un registro en papel.

4. ¿Es obligatorio fichar en tiempo real?

Sí, los empleados deben registrar su jornada en tiempo real, al inicio y fin de cada día laboral.

5. ¿Se puede fichar con huella biométrica?

No, el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) restringe el uso de datos biométricos para el registro de jornada.

6. ¿Puede un supervisor fichar por un empleado?

No. El registro debe realizarlo el propio empleado. En caso de incumplimiento, la empresa deberá concienciar al trabajador y aplicar medidas disciplinarias si es necesario.

7. ¿Qué sanciones hay por incumplimiento?

La ley considera una infracción por cada trabajador afectado en caso de ausencia de registro o falsificación de datos. Las multas son:

• Grado mínimo: de 1.000 a 2.000 euros
• Grado medio: de 2.001 a 5.000 euros
• Grado máximo: de 5.001 a 10.000 euros

¿Qué necesita un sistema de control de presencia avanzado?

Para adaptarse a la nueva normativa, un sistema de control de presencia avanzado debe cumplir con los siguientes requisitos:

• Registro digital completo: Cumplir con la normativa sin necesidad de una inversión elevada.
• Flexibilidad y escalabilidad: Que no obligue a contratar funciones innecesarias y se adapte al crecimiento de la empresa.
• Versatilidad en el registro: Permitir fichar por tramos, predefinir calendarios y gestionar el registro en tiempo real.
• Automatización y enlace con aplicaciones laborales: Para controlar las horas extras y optimizar su abono o compensación.

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Si buscas cumplir con la nueva normativa de manera eficaz y sencilla, NCS Clock es la solución ideal. Con esta herramienta puedes:

• Registrar la jornada laboral conforme a la ley, con un sistema digital fiable y accesible.
• Firmar y enviar nóminas digitalmente: Facilita la supervisión y pone las nóminas a disposición de cada trabajador.
• Almacenar documentos asociados a cada trabajador de forma segura.
• Integración con NCS Laboral para gestionar las horas trabajadas y los datos de afiliación de manera eficiente.

NCS Clock no solo garantiza el cumplimiento normativo, sino que también mejora la productividad y la gestión diaria de recursos humanos en la empresa.