La seguridad en el acceso y el control de quién accede a los datos en un despacho profesional de asesoría de empresas genera cada día mayor inquietud entre todas las empresas que necesitan trabajar con datos confidenciales y personales de empresas y empleados.
Una de las partes fundamentales para cumplir con el requisito de confidencialidad es controlar quién accede a los datos y a qué parte de ellos. Además, la normativa actual exige que tengamos un registro de esos accesos para conocer, además de las tareas que realiza un profesional, a qué datos sensibles y de qué clientes ha tenido acceso.
Por eso, en las aplicaciones para despachos profesionales disponemos del «Control de Usuarios», que gestiona a usuarios y grupos. En este contexto, los usuarios son los profesionales del despacho asesor, y los grupos son conjuntos de usuarios que tienen los mismos permisos de acceso.
A pesar de que en las asesorías pequeñas todavía es frecuente la ausencia del uso de claves para los usuarios para acceder a la red o al dominio y a las aplicaciones compartidas, cada vez hay mayor conciencia y son más los despachos que nos solicitan formación y activación de esta opción.
Por ello, vamos a resumir el funcionamiento del «Control de Usuarios» en el Entorno Asesorías de NCS Software, animando a todos los clientes a que usen esta opción a pesar de la pequeña incomodidad cotidiana que supone.
Funcionamiento del sistema de control de usuarios
Si activamos en la pestaña “Datos Asesoría” la opción “Realizar control de usuarios”, aparecerá una pantalla de acceso donde se pedirá el usuario y la contraseña para ingresar al sistema.
Esta opción permitirá restringir el acceso a la aplicación a los usuarios autorizados por el Administrador. Además, registrará los intentos de acceso no autorizados, los cuales podrán ser consultados en la pantalla «Registro de Accesos».
Todas las opciones relacionadas con el Control de Usuarios se encuentran en la barra de menú situada en la pantalla principal.
En la opción “Mantenimiento de Usuarios”, los administradores podrán introducir y mantener todos los datos de los profesionales de la asesoría, sus datos personales, asignarles grupo de usuario y departamento, y establecer a qué clientes tendrán acceso.
En «Mantenimiento de Grupos y Permisos», los administradores podrán especificar los distintos grupos y permisos de acceso a las aplicaciones de NCS, así como asignar las opciones a las que tiene acceso cada grupo.
En el «Registro de Accesos», los administradores podrán consultar los accesos a la aplicación.
En la “Consulta usuarios” podrá consultar los profesionales de su despacho el código del profesional, su nombre, el departamento al que pertenece, el cargo que tiene, el grupo y su estado en ese momento, es decir, si está conectado al sistema o no.
NCS Asesor
Suite de aplicaciones para el despacho asesor. Declaraciones, renta, sociedades, contabilidad financiera, gestión de libros, RGPD, nóminas, contratos, etc.
