En general, sabemos que las cuentas anuales están formadas por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleja los cambios del patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo y la memoria (art. 254 del Texto Refundido de la Ley de Sociedades de Capital, TRLSC).
Esta información que facilitan es una imagen fiel de estado patrimonial y de explotación de la empresa cuando finaliza el ejercicio.
Esa es la razón de que, obligatoriamente, deban:
- Formularse por los administradores de la sociedad como máximo en el plazo de tres meses desde la finalización del ejercicio social (art. 254 TRLSC).
- Aprobarse por la junta general ordinaria dentro de los seis primeros meses cada ejercicio. (art. 164 TRLSC).
- Y depositarse en el Registro Mercantil de la provincia del domicilio social dentro del mes siguiente a su aprobación. También, en su caso, las cuentas consolidadas, el informe de gestión de los administradores y el informe de auditoría cuando la sociedad esté obligada o así se hubiera acordado (art. 279 LSC).
A los 15 días de la presentación, el Registrador calificará si los documentos son los exigidos, están debidamente aprobados y firmados.
Con ello se pretende darle publicidad; cualquier persona física o jurídica puede consultarlas y obtener la información en dicho Registro de todos los documentos depositados (art. 281 TRLSC).
Si tenemos en cuenta que en la mayoría de sociedades el ejercicio social coincide con el año natural, comienza el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre, entonces concretaremos esos plazos señalando que las cuentas anuales deben formularse, como máximo el 31 de marzo, aprobarse hasta el 30 de junio y su plazo para depositarlas acaba el 30 de julio.
¿Qué sucede si no se depositan las cuentas anuales? ¿nos pueden sancionar?
Si bien es cierto que el hecho de no haber depositado en tiempo y forma las cuentas anuales puede generar desconfianza hacia esa entidad e incluso suponer la pérdida de contratos o dificultades para conseguir financiación, también lo es que, salvo excepciones, hasta fecha reciente las sanciones han sido escasas e ineficaces.
Por ello muchas empresas no cumplían con esta obligación mercantil, pero hemos de advertir que la Administración ha legislado para que esta situación cambie.
En efecto, el Real Decreto 2/2021, de 12 de enero, Reglamento de desarrollo de la Ley 22/2015, de Auditoría de Cuentas, en su D.A. 11ª, fijó el nuevo régimen sancionador por no presentar las cuentas anuales a depositar en el Registro Mercantil.
Así, podemos señalar como sanciones, las siguientes:
- Cierre provisional de la hoja registral: se produce al año desde el cierre del ejercicio social. Aunque no es en puridad una sanción, puede conllevar inconvenientes, ya que impide registrar nuevos actos (art. 282 TRLSC y 378 Reglam.Reg.Merc). Como excepción, sí se podrán inscribir los relativos al cese o dimisión de administradores, gerentes, directores generales, liquidadores, renuncia de poderes y la disolución.
No obstante, si no se han depositado por no estar aprobadas en Junta General, no procederá el cierre registral si se acredita con certificación de los administradores dentro del plazo previsto para el depósito de las cuentas anuales. Habrá que expresar en ella la causa de la falta de aprobación o copia del acta notarial de la Junta General donde conste la no aprobación de las cuentas anuales (art. 378.5 RRM).
- Régimen sancionador: multa de 1.200 a 60.000 €, en función de las dimensiones de la empresa. Pero además, si la sociedad o grupo de sociedades tiene un volumen de facturación anual superior a 6.000.000 €, el límite de la multa para cada año de retraso en el cumplimiento se elevará a 300.000 €. (art. 283 TRLSC).
Las sanciones se impondrán por el Instituto de Contabilidad y Auditoría de Cuentas (ICAC). Este organismo adscrito al Ministerio de Asuntos Económicos y Transformación Digital, tiene facultades para incoar expediente sancionador a las empresas que no cumplan en tiempo y forma con la presentación de las cuentas anuales.
Para ello, dentro de los límites marcados por el art. 283 TRLSC, se atenderá a los criterios fijados por la citada D.A. 11ª del RD. 2/2021: tamaño de la empresa, importe total del activo de la sociedad del último ejercicio y la cifra de ventas del último ejercicio.
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¿Qué sucede si el ICAC no dispone de información sobre el tamaño de la empresa o su cifra de ventas? Que la sanción se fijará en atención al capital social inscrito.
Podemos observar cómo se está intentando por la Administración trasladar a las empresas el mensaje de que si no deposita las cuentas pueden ser sancionadas. Ojo con las sociedades inactivas, – en general las más incumplidoras con esta obligación de depósito -, ya que, al igual que el resto, deberán depositar o disolver para evitar la posibilidad de sanción.
De hecho, una de las pretensiones del legislador ha sido acabar con aquellas empresas sin actividad, pequeñas y que pueden esconder negocios no declarados, entramados societarios y demás situaciones que permiten ocultar patrimonio y defraudar.
Sin perjuicio de las sanciones expuestas, debe tenerse en cuenta que la falta de depósito de las cuentas anuales puede suponer restricciones a la financiación. Ello se debe a que las empresas de calificación crediticia establecen sus “ratings” basándose en buena parte en la información contable que aparece reflejada en las cuentas anuales de las sociedades.
Si no pueden disponer de estos datos, obviamente no tienen los elementos necesarios para evaluar la solvencia de la entidad… y les otorgan mala nota crediticia, que es tenida en cuenta por bancos, proveedores, clientes…
Para finalizar, no debemos olvidar que los administradores deben responder frente a la sociedad, socios y acreedores por los daños y perjuicios que causen como consecuencia de no haber cumplido los deberes inherentes a su cargo (art. 236 TRLSC). Claramente uno de ellos es depositar las cuentas anuales en el Registro Mercantil correspondiente.
Y que, según el art. 444.3º de la Ley Concursal, el concurso de acreedores se presume culpable, salvo prueba en contrario, si en alguno de los tres últimos ejercicios a la declaración de concurso, el deudor obligado legalmente a la llevanza de contabilidad no hubiera formulado las cuentas anuales, no las hubiera sometido a auditoría, debiendo hacerlo o, una vez aprobadas, no las hubiera depositado en el Registro Mercantil.
Poderosas razones las expuestas para no dudar en depositar las cuentas anuales en tiempo y forma…
