La normativa conocida popularmente como VERI*FACTU impone la obligación de conservar los registros del sistema informático de facturación (SIF) durante el plazo fijado. Debemos tener claro en quién recae el deber de que ello se cumpla.
Cuando hablamos de normativa nos referimos a la Ley 11/2021, de medidas de prevención y lucha contra el fraude fiscal(art. 13.Cuatro) y su desarrollo a través del Reglamento 1007/2023 (art. 8.2 c) y la Orden 1177/2024 (art. 8), cuyo contenido está generando algunas dudas de aplicación.
Con relación a este aspecto, la legislación concretamente señala que el SIF debe garantizar la conservación de todos los registros de facturación, independientemente del método o lugar empleado para hacerlo. También deberá permitir el acceso a donde estén conservados, su recuperación y consulta en formato electrónico legible por la AEAT.
¿Pueden conservarse los registros de facturación fuera del SIF?
La respuesta es SÍ. Para ello, el SIF que los generó debe permitir su descarga, volcado o copiado y archivo de forma segura (mediante su exportación a un soporte de almacenamiento externo en formato electrónico legible). El lugar de conservación de los registros es decisión del emisor de la factura.
Es importante tener en cuenta, a estos efectos, que el resultado de esa exportación debe contener una copia fidedigna de todos los registros.
¿Quién es responsable de la conservación de los registros de facturación, el fabricante o el usuario?
La responsabilidad es compartida en este caso.
El fabricante o desarrollador de software se obliga a garantizar que el SIF:
- Genere y almacene bajo su control o remita los registros en el tiempo y forma establecidos
- Proporcione acceso rápido, fácil e intuitivo a los registros mientras estén en el SIF junto a un procedimiento de descarga seguro.
Los registros generados pueden ser almacenados de forma remota, incluso “en la nube”, si cumplen con la normativa que les sea aplicable, en especial en lo relativo a su accesibilidad.
El usuario del SIF, por su parte, es responsable de conservar los registros de facturación durante el plazo previsto, aunque haya dejado de usar ese programa informático. Por ello, es conveniente exportar a menudo los registros generados y conservarlos también en un lugar seguro.
De interés mencionar que la conservación de los registros de facturación solo se exige a los sistemas NO VERI*FACTU y, por tanto, a sus usuarios.
Los SIF VERI*FACTU y quienes los utilicen no están obligados a conservarlos porque ya se han enviado a la AEAT.
Para recordar las características de cada uno de los dos sistemas puede consultarse un artículo anterior publicado en nuestro Blog.
¿Cuánto tiempo tienen que conservarse los registros de facturación?
Como ya hemos mencionado al principio, el plazo general será mismo que para la conservación de facturas emitidas, establecido por el Reglamento que regula las obligaciones de facturación.
No obstante lo anterior, debemos precisar que existen numerosas peculiaridades sobre este aspecto, ya que en la LGT se mencionan diferentes plazos, con sus excepciones, así como en la LIVA.
Por lo tanto, el plazo estará en función del tipo de operación y sus circunstancias, oscilando entre el mínimo de 4 años a partir del plazo de presentación de la declaración o autoliquidación correspondiente hasta, incluso, más de 10 años.
Pero no debemos confundir términos:
- Conservación de facturas: exigido por el Reglamento que regula las obligaciones de facturación,
- Conservación de registros de facturación: exigido por Reglamento 1007/2023 (art. 8.2 c)) y la Orden 1177/2024 (art. 8)
Son conceptos diferentes regulados, como vemos, cada uno por su normativa.
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