La nueva normativa aprobada sobre los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF), principalmente el Reglamento 1007/2023 y la Orden que lo desarrolla, está generando dudas y cierta incertidumbre acerca de su aplicabilidad.
Una de ellas es qué SIF deben adaptarse a la legislación. Y la respuesta es, a priori, sencilla: solo los programas informáticos que los sujetos obligados usen para expedir facturas, incluyendo las simplificadas.
Por lo tanto, no se aplicará a los SIF que se utilicen para emitir otro tipo de documentos justificativos de entrega de bienes o prestaciones de servicios.
Y, ¿quiénes son los sujetos obligados?
La normativa obliga a dos tipos de colectivos:
1) Los productores y comercializadores de SIF con relación a sus actividades de producción y comercialización de programas usados por los obligados a ello, que son:
2) Los empresarios y profesionales (personas físicas y jurídicas) establecidos en España que están obligados a expedir facturas, siempre que cumplan cuatro condiciones:
- Que no facturen solo de forma manual, o sea, sin utilizar ningún SIF.
- Que no estén acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII). En este caso, deberán usar un programa informático que cumpla con los requisitos fijados para el SII.
- Que no tengan el domicilio fiscal en los Territorios Históricos de la Comunidad Autónoma del País Vasco o Foral de Navarra y realicen actividades económicas en estos territorios, estando, por tanto, sujetos a la normativa foral.
Están sujetos al Reglamento 1007/2023 y la Orden los radicados en Canarias, Ceuta o Melilla. Las referencias al IVA deben considerarse hechas al IGIG e IPSI, respectivamente.
- Que no tengan una resolución vigente que les exima de cumplir con esta normativa (art. 5 Reglamento).
Si no estoy obligado a emitir facturas, ¿me afecta en algo la nueva normativa?
La respuesta es clara: No, si no se expiden facturas o se confeccionan manualmente, sin usar para ello ningún SIF.
En el caso de que se emita una factura y se utilice un SIF, SÍ es de aplicación la nueva normativa (siempre que no esté acogido al SII, no resida en territorio histórico o no le exima una resolución vigente, según lo expuesto anteriormente … ).
¿Y si estoy obligado a emitir facturas pero las hago manualmente?
Si estoy obligado a emitir facturas pero las confecciono a mano, por talonarios o escribiendo sobre ellos a mano o a máquina, no me afectaría la nueva normativa porque no utilizo ningún Sistema Informático de Facturación (SIF) para hacerlas.
¿Qué sucede si utilizo hojas de cálculo o procesadores?
Si se está obligado a expedir facturas y para ello se usan hojas de cálculo o procesadores, hay que conocer bien cómo funciona el concreto sistema de que se trate, ya que ambos tienen determinadas utilidades de conservación y procesamiento de datos que los convertiría en SIF.
Así, un procesador de textos que únicamente se usa para introducir e incluso almacenar las facturas emitidas para imprimirlas, NO es un SIF, sino que se considera facturación manual.
Sin embargo, SÍ que se considera que se está usando un SIF en caso de reutilizar esos datos dentro del propio procesador con las funcionalidades de cálculo y/o programación (macros) que permitan, o exportándolos o comunicándolos a otros programas informáticos para obtener con ellos otros productos derivados. En consecuencia, estaría obligado por la nueva normativa.
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