Cómo mejorar la rentabilidad de tu asesoría

En general, todos pensamos que cuantos más clientes tengamos mayor es el beneficio que obtendremos. Pero esto no siempre es así puesto que dependerá del sector donde se desenvuelve nuestra empresa, es más, dependiendo del sector debemos saber qué clientes son más rentables para “dejar ir” a los que no lo son.

Si somos una empresa minorista, por ejemplo, está claro que cuantos más clientes tengamos, más ingresos obtendremos y, por consiguiente, más ganancias. Pero si hablamos del sector servicios, todo puede ser diferente. Un buen ejemplo es el sector de las asesorías y los despachos profesionales.

Gracias a las aplicaciones de productividad, una asesoría en la actualidad puede gestionar un gran número de clientes, pero no todos son igual de rentables. Encontraremos usuarios que tan solo nos supondrán un trabajo “básico” de presentación de impuestos y revisión de su contabilidad, y con trabajadores fijos en el área laboral, pero en cambio otros con la misma tarifa serán mucho menos rentables, puesto que manejan mucho volumen de facturas de ingresos y gastos, constantes cambios de trabajadores y de sus condiciones de trabajo y que si no están bien gestionados serán la ruina de nuestra asesoría.

Por ello, para potenciar la rentabilidad de estos clientes debemos de invertir, tanto en sistemas informáticos que mejoren la productividad del personal del despacho, como en la formación de estos en las aplicaciones de forma que no lleguen a ser una carga en los procesos de trabajo y que permitan rentabilizar a cada uno de los clientes.

Para mejorar la rentabilidad de un despacho profesional necesitamos dos tipos de herramientas:

Las que realizan el trabajo o una buena parte del mismo por nosotros:

• Automatización contable de documentos digitales.
• Conciliación bancaria.
• Importación desde hojas Excel.

Estas herramientas una vez dominadas por los usuarios reducen drásticamente el tiempo necesario para procesar la documentación que nos envían los clientes, y como parte de la experiencia de uso está la de formar a los clientes del despacho  en cómo y cuándo deben de enviarnos la documentación de su empresa.

Las que permiten a los clientes del asesor trabajar con nuestras plataformas en la nube o los ERP que exportan la información y cuyo enlace realiza el trabajo de procesamiento o gran parte del mismo:

• Control de presencia.
• Facturación en la nube.
• Portal del asesor para envío y recepción de documentos y ficheros.
• ERP conectados con exportación a las aplicaciones del asesor.

Otra perspectiva que siempre ha jugado un papel secundario dentro de las asesorías es la propia gestión del despacho. En muchas ocasiones, simplemente generamos una copia de los recibos emitidos el mes anterior y modificamos los datos del mes y no vamos más allá.

Un ERP para despachos profesionales, además de incluir la gestión de los tributos y el área laboral, debe gestionar una base de datos con toda la información de nuestros clientes, debe incluir una gestión documental que mantenga digitalizada y accesible la información legal y contable más relevante de los mismos, gestionar la agenda y temas relevantes que surgen en el día a día y que deberemos tener en cuenta cuando confeccionemos los impuestos. Debe gestionar los accesos de los usuarios a los datos de nuestros clientes de forma que se cumpla con el RGPD y los datos estén seguros y codificados, que controle el tiempo que les dedicamos a cada cliente de forma que podamos analizar su rentabilidad real y facturar fácilmente los trabajos fuera de la iguala y otros muchos aspectos que implican que nuestro sistema informático debe convertirse en la base que permita analizar para mejorar nuestro trabajo cotidiano.

En definitiva, estamos en un momento en el que la tecnología está al servicio de las empresas y debemos aprovecharnos de ella para mejorar la productividad y obtener una mejora competitiva frente al resto de empresas de nuestro sector, ofreciendo para ello nuevas interacciones con los clientes. NCS Asesor de NCS Software es el ERP que cubre todas las áreas necesarias para gestionar su asesoría, ya que incorpora todas las herramientas necesarias para realizar una gestión integral del despacho, facilitar las tareas y aumentar la productividad de los profesionales que trabajan en el mismo. Cualquiera de los técnicos que forman parte de extensa red comercial de NCS y los webinar de presentación de las aplicaciones le permitirán mantenerse informado de las tecnologías y funcionalidades que planteamos en este artículo.