Las asesorías ante el cambio de modelo de negocio

A menudo pensamos que a mayor cantidad de clientes, mayor ingreso y beneficio. Sin embargo, esto no siempre es cierto, ya que depende del sector en el que se encuentre nuestro negocio. De hecho, en función del sector, debemos ser capaces de identificar qué clientes nos aportan más valor y cuáles merman nuestra rentabilidad.

En una empresa de venta al por menor, por ejemplo, es evidente que cuantos más clientes tengamos, mejor. Pero si nuestra actividad se centra en el sector servicios, la situación cambia. Un caso claro es el de las asesorías y los despachos profesionales.

Hoy en día, gracias a las herramientas de productividad, una asesoría puede atender a numerosos clientes, aunque no todos resultan igual de rentables. Existen clientes que únicamente requieren un trabajo «básico» de presentación de impuestos y revisión de su contabilidad, y cuya plantilla laboral se mantiene estable. Sin embargo, otros clientes, a pesar de tener la misma tarifa, nos generan una mayor carga de trabajo debido a un alto volumen de facturación, cambios frecuentes de trabajadores y sus condiciones laborales, etc. Si no gestionamos bien estos casos, podrían convertirse en un problema para nuestra asesoría.

Por ello, para mejorar la rentabilidad de estos clientes, debemos invertir tanto en equipos informáticos que aumenten nuestra productividad como en la formación de nuestro personal para que pueda utilizar estas herramientas sin que se conviertan en un obstáculo en los procesos de trabajo.

Herramientas de productividad

Para optimizar los beneficios de las asesorías, debemos adoptar dos tipos de herramientas:

1. Las que realizan tareas o una parte importante de las mismas por los profesionales:
   • Conciliación bancaria de las cuentas de las empresas.
   • Importación de apuntes desde hojas de cálculo.
   • Automatización contable de documentos digitales.
     Estas herramientas, una vez dominadas por los usuarios, nos permiten ahorrar mucho tiempo en el procesamiento de la documentación que nos envían los clientes. Además, debemos formar a los clientes para que nos envíen la documentación de su empresa de manera correcta y puntual.
2. Las que permiten a los clientes trabajar con nuestras plataformas en la nube o los ERP que exportan la información y automatizan el trabajo de procesamiento o una parte significativa del mismo:
   • Facturación en la nube.
   • Portal del asesor para el envío y recepción de documentos y archivos.
   • ERP conectados con exportación a las aplicaciones del asesor.
   • Visualización de la información contable procesada por el asesor.
   • Control de presencia.

Gestión interna del despacho

Otro aspecto que a menudo descuidamos en las asesorías es la gestión interna del despacho. A veces, simplemente copiamos los recibos emitidos el mes anterior y cambiamos los datos del mes, pero no avanzamos más allá.

Un ERP para una asesoría, además de incluir la presentación de impuestos y la gestión de nóminas y seguros sociales, debe disponer de una base de datos con toda la información de nuestros clientes, gestionar la agenda y los temas relevantes que surgen en el día a día. Asimismo, debe tener una gestión documental que guarde de manera digital y accesible la información legal y contable más importante de los clientes, gestionar los accesos de los usuarios a los datos de nuestros clientes para cumplir con el RGPD, controlar el tiempo que dedicamos a cada cliente para poder analizar su rentabilidad real y facturar fácilmente los trabajos realizados fuera de la iguala, entre otros muchos aspectos. Esto implica que nuestro sistema informático debe ser la base para analizar y mejorar nuestro trabajo diario.

La tecnología está al servicio de las empresas

En resumen, estamos en un momento en el que la tecnología está al servicio de las empresas y debemos aprovecharla para ser más productivos y obtener una ventaja competitiva frente al resto de empresas de nuestro sector, ofreciendo nuevas formas de interacción con los clientes.

NCS Asesor de NCS Software es el ERP que cubre todas las áreas necesarias para gestionar su asesoría, ya que tiene todas las herramientas necesarias para realizar una gestión integral del despacho, facilitar las tareas y aumentar la productividad de los profesionales que trabajan en él.

Cualquier técnico de la amplia red comercial de NCS y los webinars de presentación de las aplicaciones le permitirán estar informado de las tecnologías y funcionalidades que hemos planteado en este artículo.