¿Qué obligaciones implica la legalización de libros oficiales?

La legalización de libros oficiales es una obligación formal con la que se “cierra” la contabilidad de una empresa y pretende evitar su manipulación o modificación.

Este deber legal se encuentra recogido en diferentes normas, tales como el Reglamento del Registro Mercantil (art. 329 RRM), la Ley 14/2013, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización (art. 18) o el Código de Comercio (art. 27).

La legalización de los libros es importante, entre otras razones, porque otorga valor a su contenido a efectos probatorios para la defensa de posición en los tribunales. Por lo tanto, si los libros no han sido legalizados, su contenido ha podido ser alterado y, en consecuencia, carecerían de valor probatorio.

Y, ¿quién tiene la obligación de legalizar los libros?

En términos generales, la obligación de legalizar los libros recae en todas las sociedades mercantiles inscritas en el correspondiente Registro Mercantil, así como en los empresarios individuales que lleven a cabo actividades empresariales sujetas al IRPF bajo el régimen de estimación directa.

Por el contrario, no les afecta este deber a las uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, fundaciones ni asociaciones.

¿Qué plazo hay para presentarlos?

Por lo que respecta al plazo de presentación de los libros oficiales, el Código de Comercio y el RRM señalan que el empresario dispone de cuatro meses desde el cierre del ejercicio contable.

En la mayoría de los casos, el ejercicio económico coincide con el año natural, por lo que el plazo finaliza el 30 de abril del año siguiente.

Por lo tanto, para una sociedad con ejercicio económico del 1 de enero al 31 de diciembre de 2024, el plazo acaba el día 30 de abril de 2025.

¿Se sanciona la falta de presentación? ¿Y hacerlo fuera de plazo?

Con relación a la falta de presentación de los libros oficiales o realizarlo fuera de plazo, debemos diferenciar el ámbito mercantil del tributario.

Desde la óptica mercantil diremos que no se ha fijado expresamente sanción al efecto, a diferencia de lo que sucede con el depósito de las cuentas anuales.

Así, el empresario podrá legalizar sus libros fuera del plazo establecido, aunque en este caso el Registrador lo deberá hacer constar en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones (art. 333.3 RRM).

Desde el punto de vista tributario, por el contrario, la normativa (art. 200.3 LGT) recoge como infracción grave el incumplimiento de obligaciones contables y registrales. Concretamente señala al respecto: “El retraso en más de cuatro meses en la llevanza de la contabilidad o libros y registros exigidos por las normas tributarias se sancionará con multa pecuniaria fija de 300 euros.

No obstante lo anterior, es inusual que se aplique este precepto para sancionar la mera falta de legalización de los libros. Normalmente irá acompañada de otros incumplimientos de carácter contable o registral. Y estos incidirán en la determinación de la existencia de anomalías sustanciales contables que afecten a la calificación de posibles infracciones tributarias.

¿Qué ocurre si se incumple en el caso de concurso de acreedores?

En el supuesto de concurso de acreedores, si se produce incumplimiento de la llevanza de contabilidad estando obligado a ello, se lleva una doble contabilidad o se comenten irregularidades relevantes en la misma, dará lugar a que el concurso de acreedores se califique como culpable (art. 443.5 Ley Concursal).  

Especialidad de las sociedades unipersonales

Con respecto a las sociedades unipersonales, recordemos que en ellas la legalización de libros, y en especial el Libro registro de Contratos con el Socio Único, es imprescindible para que los contratos suscritos entre este y la sociedad sean oponibles a la masa en caso de concurso (art. 16 LSC).

¿Cuáles son los libros que deben legalizarse?

Los libros que deben legalizarse son, principalmente, contables y societarios:

• Libro Diario.
• Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (memoria incluida).
• Libro de Actas de Juntas y órganos colegiados, tales como el consejo de administración).
• Libro Registro de Socios o de Acciones Nominativas.
• Libro de Contratos del Socio Único y la Sociedad.
• Libros auxiliares, tales como el Libro Mayor u otros que lleve el empresario en su actividad).

¿Existen excepciones a la presentación anual?

Con relación a las posibles excepciones a la presentación anual de los libros para su legalización, diremos que SÍ las hay para algunos de ellos. Así,

• Libro de Actas: se pueden enviar al Registro Mercantil también una a una o trimestralmente.
• Libro registro de Socios o de Acciones Nominativas: una vez legalizado tras la inscripción de la sociedad, solo se volverá a llevar a cabo en el momento en que haya alguna variación en su contenido.

¿Puede legalizarse un libro sin ser obligatorio?

Podemos preguntarnos si cabe la legalización de un libro sin que sea obligatorio, y la respuesta es que sí. Además de los referidos anteriormente, se podrá legalizar cualquier otro libro que, sin ser obligatorio, interese por cuestiones de prueba.

La legalización es un sistema de protección que garantiza que el libro no ha sido alterado o manipulado. Se lleva a cabo a través de una huella digital correspondiente a cada libro por medio de un “lenguaje cifrado”.

Se podrán legalizar también en cualquier momento libros de detalles de actas del ejercicio corriente a efectos probatorios. Todo ello sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se incluyan otra vez y de forma obligatoria estas mismas actas ya presentadas previamente.

¿Cuál es la forma de presentación de los libros oficiales?

La forma de presentación de los libros oficiales es telemática para los ejercicios cerrados con posterioridad al 31 de diciembre de 2014 (Instrucción 12/02/2015 DGRN), en el Registro Mercantil del domicilio social del empresario.

Para llevarlo a cabo, el presentante debe darse de alta en el sistema, accediendo a la web del Colegio de Registradores de España www.registradores.org.