Con la legalización de los libros oficiales se “cierra” la contabilidad de una empresa y se evita que puedan llevarse a cabo modificaciones en la misma.
Entre la normativa que recoge esta obligación formal encontramos el art. 329 del RD. 1784/1996, Reglamento Registro Mercantil (en adelante, RRM) y el artículo 18 de la Ley 14/2013, de 27 de septiembre, de apoyo a los emprendedores y su internacionalización.
¿Quién está obligado a legalizar libros?
En general, la obligación se extiende a todas las sociedades mercantiles inscritas en el Registro Mercantil y a los empresarios individuales que realicen actividades empresariales sujetos al IRPF en estimación directa. No están obligadas las uniones temporales de empresas, comunidades de bienes, asociaciones y fundaciones.
¿Cuál es el plazo de presentación?
El Código de Comercio establece que el empresario dispone de cuatro meses desde el cierre del ejercicio contable. Como lo más habitual es que el ejercicio económico coincida con el año natural, el plazo acaba el 30 de abril del año siguiente. Esto es, para una sociedad con ejercicio económico del 1 de enero a 31 de diciembre de 2021, el plazo acabaría generalmente el 30 de abril de 2022.
Este año, al ser día inhábil (sábado), lo normal es que se traslade al día siguiente hábil. Es aconsejable confirmar con el Registro Mercantil del domicilio social del empresario cuál es su criterio a tales efectos para determinar el día fin de plazo. Así, por ejemplo, según fuentes consultadas, en Sevilla sería el lunes 2 de mayo y en Madrid y Murcia el día 3 de mayo.
¿Qué sanciones conlleva la falta de presentación o realizarla fuera de plazo?
A diferencia de lo que ocurre con la falta de presentación de depósito de las cuentas anuales, en el ámbito mercantil no se ha establecido directamente ninguna sanción. Se puede realizar fuera de plazo, pero el registrador deberá hacerlo constar en la diligencia del Libro y en el asiento correspondiente del Libro-fichero de legalizaciones (art. 333.3 RRM).
Desde la óptica tributaria, el artículo 200 de la Ley General Tributaria prevé como infracción grave el incumplir obligaciones contables y registrales, lo que llevará aparejada una sanción de 150 ó 300 €. En la práctica, es raro que se emplee este artículo para sancionar la mera falta de legalización de los libros sin que vaya acompañada de otros incumplimientos contables o registrales que puedan incidir en la determinación de la existencia de anomalías sustanciales en la contabilidad que afecten a la calificación de posibles infracciones tributarias.
Por otro lado, ha de tenerse en cuenta que, en caso de concurso de acreedores, el incumplimiento de la llevanza de contabilidad estando obligado a ello, llevar una doble contabilidad o cometer irregularidades relevantes en la misma dará lugar a la calificación del concurso de acreedores como culpable (art. 443.5 RDLeg. 1/2020, texto refundido de la Ley Concursal).
Y no debemos olvidar que en las sociedades unipersonales la legalización de libros, especialmente el Libro registro de Contratos con el Socio Único, es imprescindible para que los contratos firmados entre el socio único y la sociedad sean oponibles a la masa en caso de concurso (art. 16 Ley de Sociedades de Capital).
Recordemos, por último, que la legalización de los libros otorga valor a su contenido a efectos probatorios para la defensa de posición ante los Tribunales. Si los libros no han sido legalizados, su contenido puede haber sido alterado y, por tanto, carecerían de valor probatorio.
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¿Qué libros se deben legalizar?
Básicamente contables y societarios:
- Libro Diario.
- Libro de Inventarios y Cuentas Anuales (incluida la memoria).
- Libro de Actas de las juntas y de los órganos colegiados (por ejemplo, del consejo de administración).
- Libro Registro de Socios o de Acciones Nominativas.
- Libro de Contratos del Socio Único y la Sociedad.
- Libros auxiliares (por ejemplo, el Libro Mayor u otros que lleve el empresario en su actividad).
Es importante recordar que existen excepciones a la presentación anual para los siguientes libros:
- Libro de Actas, éstas también se pueden remitir al Registro Mercantil una a una o trimestralmente.
- Libro registro de Socios o de Acciones Nominativas, una vez legalizado tras la inscripción de la sociedad, se podrán legalizar únicamente cuando haya algún cambio en su contenido.
Además, se podrá legalizar cualquier otro libro que, no siendo obligatorio, interese a efectos probatorios. Recordemos que la legalización es un sistema de protección que garantiza la no manipulación, mediante la utilización de una huella digital correspondiente a cada libro por medio de un “lenguaje cifrado”.
Y también se podrán legalizar en cualquier momento del ejercicio social libros de detalles de actas del ejercicio corriente a efectos probatorios, sin perjuicio de que en el libro de actas de todo el ejercicio se vuelvan a incluir nuevamente y de forma obligatoria estas mismas actas ya presentadas.
¿Cómo debe realizarse la presentación de los libros oficiales?
De forma telemática para los ejercicios cerrados después del 31 de diciembre de 2014 (Instrucción 12/02/2015 DGRN), en el Registro Mercantil del domicilio social del empresario.
Por lo tanto, respecto de tales ejercicios no es posible la legalización de libros sin que se lleve a cabo su presentación por vía telemática, salvo que existan algunas incidencias y cumpliendo determinados requisitos.
Para proceder a la presentación telemática de los libros, el Presentante debe darse de alta en el sistema, accediendo a la web del Colegio de Registradores de España www.registradores.org.
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