Las cuentas anuales reflejan la situación financiera de la empresa y están formadas por un conjunto de documentos contables con información sobre pérdidas y ganancias del ejercicio, balance de situación, estado del patrimonio neto y estado de flujos de efectivo.
Deben presentarse cada año en el Registro Mercantil del domicilio social de la entidad y pueden consultarse por cualquier interesado (art. 281 LSC).
¿Quién está obligado a depositar sus cuentas?
- Sociedades de capital: sociedades anónimas, sociedades limitadas, sociedades comanditarias por acciones.
- Sociedades de garantía recíproca.
- Sucursales de entidades extranjeras.
- Entidades de Crédito y de Seguros, fondos de inversión, fondos de pensiones, cajas de ahorros, mutualidades, etc.
- Uniones Temporales de Empresas.
- Fundaciones, asociaciones y otras entidades que, sin tener la condición legal de empresario, estén obligadas a ello.
Por el contrario, aunque los empresarios individuales deben llevar una contabilidad, no tienen que presentarlas.
¿Qué documentos forman las cuentas anuales?
1. Balance general: refleja la situación económica y patrimonial de la empresa en un momento determinado, su “imagen fiel”, y recoge activos, pasivos y capital de la entidad.
2. Cuenta de pérdidas y ganancias: recoge el resultado del ejercicio, formado por los ingresos y gastos del mismo.
3. Estado de cambios del patrimonio neto: informa sobre las variaciones que ha sufrido el patrimonio neto de una empresa de un ejercicio a otro. Está formado por los fondos propios de la empresa (capital social, reservas y beneficios) e indica el valor total de la misma en un momento determinado.
4. Estado de flujos de efectivo: muestra los movimientos de efectivo dentro de la empresa durante el ejercicio. Permite conocer la liquidez y capacidad que tiene la empresa para generar y administrar su dinero y cómo se está moviendo.
5. Memoria: en la misma se incluye cualquier otro dato adicional que se desee reflejar y se detallan los hechos ocurridos en el ejercicio que afecten al negocio y su impacto. Completa, amplía y comenta la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales.
¿Quién puede presentar cuentas abreviadas?
Según dispone la LSC (art. 257), podrán formular el balance, memoria y estado de cambios en el patrimonio neto abreviados, las sociedades que durante dos ejercicios consecutivos reúnan, a fecha de cierre del ejercicio, al menos 2 de las siguientes circunstancias:
- Que el total de las partidas del activo no supere los 4.000.000 €.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 8.000.000 €.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
De acuerdo con la LSC (art. 258 ), podrán presentar la cuenta de pérdidas y ganancias abreviada las sociedades que reúnan a la fecha de cierre de cada uno de los dos ejercicios al menos dos de las siguientes circunstancias:
- Que el total de las partidas de activo no supere los 11.400.000 €.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 22.850.000 €.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 250.
Las sociedades no podrán hacerlo si dejan de reunir, durante dos ejercicios consecutivos, dos de esas circunstancias.
Cuando pueda formularse balance en modelo abreviado, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo no serán obligatorios.
Sociedades 2023
Módulo de NCS Fiscal que a partir de los datos contables de las cuentas anuales, confecciona el Impuesto Sobre Sociedades, incorporando los datos históricos y las deducciones pendientes
¿Quién puede presentar cuentas anuales PYME?
Podrán utilizar el modelo PYME de cuentas anuales (tanto balance como cuenta de pérdidas y ganancias), las sociedades que cumplan los siguientes requisitos:
- Que el total de las partidas del activo no supere los 2.800.000 euros.
- Que el importe neto de su cifra anual de negocios no supere los 5.700.000 euros.
- Que el número medio de trabajadores empleados durante el ejercicio no sea superior a 50.
No olvidemos que la opción elegida por la empresa para formular cuentas anuales deberá mantenerse durante 3 ejercicios consecutivos.
¿Qué plazo hay para aprobar las cuentas anuales?
Una vez cerrado el ejercicio, los administradores disponen del plazo de tres meses para formular las cuentas anuales (art. 253 LSC).
Y debe reunirse la Junta General (art. 272.1 LSC) dentro de los seis primeros meses del ejercicio para aprobar las cuentas del ejercicio anterior (art. 164 LSC).
¿Cuándo deben depositarse en el Registro Mercantil?
Dentro del mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales (art. 279 LSC y 365 Reglamento del Registro Mercantil).
Por lo tanto, si el ejercicio comienza el 1 de enero y finaliza el 31 de diciembre, los administradores deberán, como máximo, formular las cuentas el 31 de marzo, aprobarlas el 30 de junio y presentarlas a depósito como máximo el 30 de julio del año siguiente.
¿Qué sucede si las cuentas anuales no se depositan?
Si las cuentas anuales no se depositan, la empresa puede sufrir dos tipos de consecuencias:
1.Cierre provisional de la hoja registral de la sociedad (art. 282 LSC). No se inscribirá en el Registro Mercantil ningún documento de la sociedad mientras persista el incumplimiento, salvo que se trate de:
- cese o dimisión del órgano de administración,
- renuncia o revocación de poderes
- disolución de la sociedad
- nombramiento de liquidadores.
- asientos ordenados por autoridades administrativas o judiciales
Esto supone un perjuicio para el funcionamiento de la sociedad, ya que no podrá inscribir determinados acuerdos, tales como una ampliación de capital. Y, por otro lado, los terceros no podrán conocer la situación patrimonial y contable de la entidad.
Para reabrirla, hay que tener depositados, como mínimo, los tres últimos ejercicios.
2. Sanción económica (art. 283 LSC y D.A. 11ª RAC).
- En general, multa de 1.200 – 60.000 €
- Si la sociedad o grupo tiene una facturación anual > a 6.000.000 €: el límite de la multa para cada año de retraso se elevará a 300.000 €.
El importe de la sanción se determina atendiendo a la dimensión de la sociedad (en función del importe total de las partidas del activo y cifra de ventas del último ejercicio declarado a la AEAT). Si no se disponen de esos datos, se fijará de acuerdo con la cifra de capital social.
Así, los criterios son los siguientes:
- Sanción del 0’5 x 1000 del importe total de las partidas del activo, más el 0’5 x 1000 de la cifra de ventas incluida en la última declaración presentada a AEAT.
- Si no se aporta la declaración: 2% del capital social
- Si se aporta y el resultado de aplicar los porcentajes es > al 2% capital social, se cuantificará la sanción en este último, reducido un 10%.
La infracción prescribe a los 3 años. Por lo tanto, a partir del 31 de julio de 2024 prescribirán las infracciones correspondientes al depósito de cuentas anuales cerradas a fecha 31 de diciembre de 2020.
Pero seguirán pudiendo sancionarse incumplimientos producidos en las cuentas anuales de ejercicios posteriores a 2020, con independencia de que la sociedad tenga o no actividad.
Además de las dos consecuencias comentadas, no debemos olvidar que el órgano de administración responde frente a la sociedad, socios y acreedores por los daños y perjuicios que cause con el incumplimiento de los deberes inherentes a su cargo, entre los que se encuentran la formulación de cuentas anuales, convocatoria de Junta General Ordinaria y el depósito de las cuentas anuales en el Registro Mercantil.
Y, ¿cuáles son las novedades para el depósito de cuentas del ejercicio 2023?
Por lo que respecta a las novedades introducidas por la norma con relación a las cuentas anuales, son las siguientes:
Modelos normal, abreviado y pyme
Cambios en la hoja de identificación y en los test de errores. Elimina la información sobre el porcentaje de mujeres en el órgano de administración para sustituirlo por la información sobre
- número de mujeres
- total de miembros del órgano de administración
Modelo normal
Memoria: Se modifica el aptdo. 27 y su cuadro normalizado M27, para obtener más información sobre el periodo medio de pago a proveedores. Así, se incluye información sobre el nº de facturas y sus importes. También se informará de los % que suponen esos cálculos sobre el total de número de facturas e importes.
Modelo Pyme
Hoja medioambiental: Se elimina de la parte voluntaria de la hoja la referencia a las “emisiones alcance 3” (indirectas de clientes y proveedores de la cadena de valor distintas del consumo energético).
Modelos de cuentas anuales consolidadas
Las novedades que ha incluido norma para las cuentas anuales consolidadas, es la siguiente:
Memoria: se modifica el aptdo. 31 sobre información de pago a proveedores, para obtener más información sobre el periodo medio de pago a proveedores. Así, se incluye información sobre el nº de facturas y sus importes. También se informará de los % que suponen esos cálculos sobre el total de número de facturas e importes.
Test de errores: se introducen nuevos test para mejorar la calidad de la hoja IDC2.1 e IDC2.2 de identificación de la estructura de grupo. Formato electrónico europeo: si el grupo decide presentarlas en este formato, deberá realizarlo mediante la generación del fichero correspondiente, que deberá cumplir una normativa y especificaciones especiales.
Sociedades 2023
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